Produktivnost i snalažljivost su ključ uspjeha danas. Konkurencija je jača nego ikad, a zadataka u danu nikad nije bilo više. Nekad imamo osjećaj da šefovi na nas gledaju kao na robote, za koje tako i onako strepimo da će nas uskoro zamijeniti. 

No, stavimo za sada potencijalnu AI apokalipsu sa strane. Nije stvar u tome da radite kao roboti i budete produktivni svaki sat i svaku minutu u danu. Ali ako u radnom danu obavite više nego inače, bez stresa i prekovremenih sati, osjećat ćete se bolje, imati mirniji ostatak dana kod kuće bez pritiska posla koji vas čeka idući dan, a i samopouzdanje će vam možda procvjetati. 

Svjesne smo kako se održavanje produktivnosti često čini kao stalna borba protiv distrakcija, vremenskih ograničenja i preopterećenja radnim zadatcima. Međutim, s pravim strategijama, svatko može značajno poboljšati svoju koncentraciju i učinkovitost. 

Vrijeme je da otkrijete šest produktivnih trikova koji će vam pomoći da napravite više u manje vremena, smanjite stres i postignete bolje rezultate na poslu.

1. Prioriteti i Eisenhowerova matrica

Jedan od najučinkovitijih načina za održavanje fokusa i produktivnosti je savladavanje vještine prioritiziranja. Long story short, nije sve jednako bitno (iako svaki drugi e-mail koji stigne ima subject ASAP).

Eisenhowerova matrica alat je koji vam pomaže razlikovati hitne i važne zadatke. Kategoriziranjem vašeg popisa obaveza u četiri kvadranta—hitni i važni, važni, ali ne hitni, hitni, ali nevažni te niti hitni niti važni—osiguravate da se fokusirate na ono što stvarno ima smisla. Ovaj pristup eliminira aktivnosti koje oduzimaju vrijeme i omogućuje vam da energiju usmjerite na najvažnije zadatke koji donose rezultate.

Kako to funkcionira:

• Kvadrant I: Odmah izvršite ove zadatke (hitni i važni).
• Kvadrant II: Planirajte ove zadatke (važni, ali ne hitni).
• Kvadrant III: Delegirajte ove zadatke ako je moguće (hitni, ali nevažni).
• Kvadrant IV: Eliminirajte ili minimizirajte ove zadatke (niti hitni niti važni).

Upotrebom ove matrice aktivno premještate svoj fokus na zadatke koji imaju pravi utjecaj na vaš posao.

2. Rezervirajte vrijeme za “duboki rad”

Planiranjem vremena za "duboki rad" - one zadatke koji zahtijevaju našu potpunu koncentraciju, postižemo bolji fokus i izbjegavamo distrakcije. Da, u ovim slučajevima bježimo od multitaskinga. Moj savjet je, ako vas u radnom danu očekuje neki zadatak za koji već znate da je zahtjevniji, doslovno rezervirajte prva dva sata ujutro za strateško planiranje ili brainstorming i izbjegavajte bilo kakve distrakcije tijekom tog vremena. Ova metoda omogućuje vam da postignete značajan napredak u važnim zadacima bez stalnog prebacivanja pažnje. 

Kako to točno funkcionira u praksi? Umjesto da konstantno skačete sa zadatka na zadatak, odvojite blokove vremena za fokusirani, neprekinuti rad. Stigao vam je mail u periodu koji ste odredili za duboki rad? Ignorirajte ga dok ne završite prvi dio posla. Garantiram vam da se zgrada u kojoj radite neće srušiti ako ne odgovorite ODMAH na taj e-mail.

3. Pravilo dvije minute 

Pravilo od dvije minute, koje je popularizirao stručnjak za produktivnost David Allen, jednostavna je, ali učinkovita strategija za obavljanje manjih zadataka. Prema ovom pravilu, ako neki zadatak traje manje od dvije minute da biste ga završili, učinite to odmah umjesto da ga odgađate (naravno, ako niste u deep work mode-u). 

Bilo da se radi o odgovaranju na e-mail, arhiviranju dokumenta ili brzom telefonskom pozivu, ako zadatak možete obaviti u manje od dvije minute, nemojte ga ostavljati na popisu obveza. Izvršavanje tih malih zadataka sprječava njihovo nakupljanje i preopterećenje kasnije, održavajući vaš radni tok nesmetanim i učinkovitijim.

4. Pauza za mentalnu jasnoću

Iako se čini proturječno, redovito uzimanje pauza jedan je od najmoćnijih načina za održavanje produktivnosti na duže staze. Kontinuirani rad bez prestanka može dovesti do burnouta, smanjenja fokusa i opadanja produktivnosti. Pauze omogućuju vašem mozgu da se odmori, napuni energiju i vrati se radu s novom perspektivom. Ovdje je korisno čak i planirati neke mini nagrade za vrijeme tih pauza. To može biti kava i kratka šetnja, neki slatkiš ili 2 minute na društvenoj mreži ili portalima nakon obavljenog zadatka. Treba odmoriti, ali treba se i nagraditi. 

Jedna od učinkovitih tehnika je i Pomodoro koja uključuje rad u kratkim, fokusiranim intervalima (obično 25 minuta), nakon čega slijedi petominutna pauza. Nakon četiri "Pomodora" od 25 minuta rada, uzmite dužu pauzu od 15-30 minuta. Ova metoda pomaže vam održati koncentraciju tijekom cijelog dana, osiguravajući da ne iscrpite sebe, čime postizanje učinkovitijih i boljih rezultata postaje lakše. I da, nemojte stalno gledati na tajmer jednom kada ga stavite u word mode. Dodatni savjet, pauzu obavite tako da se fizički ustanete od mjesta gdje radite i skroz promijenite okolinu tih 5 minuta koje imate za odmor. 

5. Ako možete, delegirajte

Često se dogodi da previše posla preuzimamo same na sebe. Razlozi su, malo je reći, brojni. Želimo se dokazati, ne volimo tražiti pomoć. mislimo da se ne možemo osloniti na kolege, ne vjerujemo da netko može obaviti posao dovoljno dobro kao mi, ne želimo ispasti nesposobne ili pak previše bossy. Da ne nabrajam dalje. 

Zaključak je jasan, ako imate previše toga na svom tanjuru, podijelite zadatke s kolegama, delegirajte, potražite pomoć - name it as you want. Previše toga u životu žene uzmu za sebe jer osjećaju da moraju, jer misle da je to njihov zadatak, ako ne budu one, ne bude nitko. Ali probajte se, ako je moguće, izvući iz tog začaranog kruga “moranja”.

6. Lista zadataka

OK, znam. Ovo je toliko basic da je već smiješno pisati o tome i dati ovom savjetu poseban paragraf, ali ne možemo dovoljno naglasiti koliko je ovo učinkovita tehnika. Svako jutro, na komad papira napišem sve zadatke koje moram obaviti i zalijepim taj papirić pokraj tipkovnice laptopa. I da, naravno da prekrižim svaki koji sam obavila. I svaki put kad ih zapišem, veća je vjerojatnost da ću ih i obaviti. Te dane ću se uvijek više potruditi da smanjim one trenutke prokrastinacije koji su neizbježni, pomirimo se s time. Nekako, kao da me ta “ja” od jutra malo osuđuje, ako se dogodi da nisam obavila sve stvari s popisa, a realno, imala sam vremena. Sami smo sebi najveći kritičari. Uglavnom, ambiciozna TO DO lista mogao bi biti vaš novi productivity game changer. 

Samo polako

Biti produktivan na poslu ne znači raditi više, već raditi pametnije. Primjenom ovih šest ključnih strategija možete transformirati svoj pristup radu i postići veću učinkovitost, manji stres i bolje rezultate. Započnite implementaciju ovih tehnika u svoju svakodnevicu i gledajte kako vaša produktivnost raste. I zapamtite, nismo u stanju svaki dan biti jednako produktivni i to je sasvim u redu. Od sebe uvijek treba očekivat puno, ali ne i previše. Sve u zdravim granicama! 

Možete vi to, držimo vam fige za dobar i produktivan tjedan.

Izvor naslovne fotografije: Pexels